CUALES SON LAS HERRAMIENTAS PARA LLEVAR INFORMACIÓN A LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN LOCALES.

1- Comunicado de prensa

Se trata de un escrito conciso que informa una actualidad precisa. Como no cuenta con una garantía de publicación automática y, aún menos, de una difusión en toda su extensión, se debe caracterizar por “dar a conocer” una información inédita y pertinente a fin de que genere interés en los periodistas por publicarla y los medios a quienes se presentan.

La estructura de un comunicado es simple: escudo o logo del municipio, título, encabezado en no más de un párrafo y el mensaje principal. Las informaciones secundarias se tratarán en segundo plano. El título de la redacción dependerá del público al que esté dirigido y el municipio puede optar por diferentes modalidades para transmitir su mensaje. Para su envío es oportuno tener en cuenta los tiempos de cierre de edición de los medios donde se pretende dar a conocer el comunicado o la información. Estas herramientas sirven para que el municipio pueda difundir sus políticas, ideas y consideraciones de una manera más directa hacia los medios, como una forma de fijar su posición oficial respecto a diferentes temas de la actualidad.

EJEMPLO COMUNICADO DE PRENSA:

Municipalidad de Juana Koslay, Secretaría General COMUNICADO DE PRENSA.

Ante los hechos de público conocimiento, la Municipalidad de Juana Koslay informa que Localidad, Fecha Secretaría General de la Municipalidad de XXXXXX

2- Dossier o gacetilla de prensa

Es un documento que contiene mayor precisión en las informaciones generales y detalles más combinados que el comunicado. Bien elaborado, debería dar al periodista todos los elementos necesarios para la redacción de un artículo o la utilización de esa información para su publicación en algún medio audiovisual.

Una planificación acertada debería comenzar por definir el tema del dossier. En su estructura debe prevalecer un acceso rápido a la información para atraer a su lector, ya que las redacciones reciben a diario decenas de estos documentos. El dossier, usualmente, acompaña a algún tipo de actividad del municipio (conferencia, seminario, reunión, etc.). En ese caso se puede optar por entregarlo al comenzar o al finalizar el encuentro. Si la opción es la primera, los periodistas pueden distraerse y preferir leer el documento antes que escuchar las exposiciones. Si se toma la segunda alternativa, las intervenciones de los expositores deberán estar organizadas de modo tal que no reiteren la información del dossier y aporten datos nuevos. El dossier tiene un carácter a veces más publicitario y descriptivo que informativo. Se puede utilizar para difundir un futuro evento o una nueva política. En este caso es común que se incluyan detalles respecto de lo que se va a desarrollar. En el caso de que el dossier fuera, por ejemplo, dedicado a una fiesta municipal, podrían incluirse datos históricos de la misma, con momentos destacados de ediciones anteriores, con números respecto de la participación esperada, entrevistas a algunos de los organizadores y personalidades invitadas, o artículos respecto de las diferentes actividades de la misma. Esta herramienta también se puede utilizar para describir un acontecimiento ya realizado. En ese caso, las informaciones usualmente se refieren a los momentos más destacados del mismo, con entrevistas a los participantes y un recuento de los resultados obtenidos.

Su estética debe ser más trabajada que en un informe, con presentación de imágenes ilustrativas y con un mayor cuidado en la diagramación, tipografía y realización de la portada. Incluso el papel seleccionado para la impresión (en el caso de que el dossier no sea digital) debe tener características que permitan una buena presentación.

EJEMPLO

Gacetilla de prensa: Municipalidad de XXXXXX Título La subsecretaría de Espacio Público de la comuna de XXXXXX continúa realizando mejoras en el centro comercial . En la calle XXXXX , entre XXXXX y XXXX, se llevó a cabo un operativo de poda y raleo, que permitió liberar luminarias y cables y fortalecer el crecimiento de los árboles. El subsecretario de Espacio Público, (nombre del funcionario), explicó: “Los trabajos fueron realizados en respuesta a pedidos concretos de comerciantes de XXXXXX, que pedían mayor iluminación para que la zona sea más transitable durante la noche”. Las tareas fueron complementadas con el uso de una máquina chipeadora, que permitió agilizar los tiempos de trabajo, ya que el 90 por ciento de las ramas fueron procesadas luego de ser podadas. El operativo se enmarca en el plan de mejoramiento de todos los barrios de la ciudad de Juana Koslay, sobre todo en las avenidas y plazas, finalizó XXXXXXXX (nombre del funcionario). Fotografías de prensa.

Es importante contar con una selección de fotografías que favorezcan la imagen del municipio para ser facilitadas a la prensa. El tratamiento de las fotos se diferencia según su contenido. La foto informativa es funcional. Su razón de ser descansa en dejar constancia de un acontecimiento. En ocasiones puede ser tomada por un miembro del municipio, sin que sea un fotógrafo profesional.

La información allí publicada, al igual que lo que ocurre con el comunicado, tiene carácter oficial.

3- Contactos telefónicos

El teléfono es una de las herramientas más tradicionales en el relacionamiento con la prensa. Es uno de los instrumentos de trabajo más importantes de los periodistas y es a través de este canal que se toma contacto con el gobierno municipal.

La comunicación telefónica cubre diferentes tipos de necesidades: permite iniciar una operación de relaciones con la prensa, ya se trate de la difusión de un comunicado, del envío de un dossier de prensa o de la convocatoria a algún acto; favorece el seguimiento de las diferentes herramientas enviadas a los diferentes medios, y permite además señalar la importancia del acontecimiento a públicos destinatarios privilegiados. Los periodistas utilizan el teléfono para obtener precisiones, informaciones, fotografías, etc. Las preocupaciones del área de comunicación no se limitan a la organización, lanzamiento y desarrollo de campañas; también, y sobre todo, tiene que mantener conexiones regulares con su red de contactos.

4- Entrevistas

Una entrevista se realiza la mayor parte de las veces por iniciativa de uno o varios periodistas que buscan obtener mayor información sobre un tema particular. Esta es una de las herramientas más útiles ya que la relación entre la prensa y el municipio es directa. Las declaraciones son individualizadas y la información puede modularse de acuerdo con determinadas necesidades. Se debe cuidar al máximo los detalles durante la preparación de la entrevista. En primer lugar, se hace un balance de los conocimientos que el periodista tiene sobre el municipio o el tema a abordar y se proporciona las informaciones complementarias que se considere necesarias. Se debe prever medianamente hacia dónde la entrevista puede llevar, qué tipo de datos se pueden llegar a pedir, y seleccionar a un interlocutor adecuado para el tema. Este interlocutor debe ser, previamente, asesorado para que pueda contar con la mayor cantidad de conocimiento sobre la cuestión a abordar. En segundo lugar, se deberá tener en consideración las características del medio y del periodista que realizará la entrevista. Conocer los datos de circulación del medio (a qué públicos llega), el perfil periodístico del mismo y la historia de las relaciones del municipio con su redacción es fundamental para encarar la nota. Será muy importante entender los objetivos de aquellos que llevarán a cabo la entrevista, comprender su inclinación política y los intereses del medio para el que trabajan a la hora de planificar quién, cómo, cuándo y en dónde se realizará el encuentro (e, incluso, si es conveniente o no realizarlo). Es muy importante, en el caso de resultar posible, contar con una guía de las preguntas que realizará el periodista, para saber de antemano los puntos más importantes que hay que abordar y la postura que el municipio quiere sostener sobre esos temas. En muchos casos será conveniente pautar el contenido de la charla y seleccionar qué preguntas podrán realizarse al funcionario y cuáles no. En cuanto al contenido de las respuestas, no carece de importancia el utilizar términos coloquiales para las expresiones técnicas (cuando esto fuera posible) de modo de facilitar al público la comprensión de lo dicho.

5- Conferencia de prensa

Es organizada por iniciativa del ejecutivo local para difundir una información a un público seleccionado. Necesita de una preparación cuidada y un perfecto análisis de la información que se va a difundir. Esta herramienta constituye un buen medio para conectar con la prensa y presentarles cierta información. Con respecto a su organización, conviene plantearse algunas cuestiones fundamentales: - definir la modalidad del encuentro. - anunciar con anticipación la fecha de la conferencia. - elegir un lugar accesible y bien comunicado en lo que se refiere a medios de transporte y material de sonido. - no dejar de incluir a los periodistas que tengan, a través del medio en el que trabajan, acceso a los públicos objetivo o a los que se puedan sentir más involucrados con la temática a tratar. - es indispensable retomar el contacto con los periodistas invitados para recordarles el evento. - dentro de la preparación, se deben tener en cuenta la edición de materiales y documentos que enriquezcan el encuentro. - posterior al encuentro, realizar un análisis de las repercusiones de la actividad donde se recopilan los recortes de prensa aparecidos luego de la convocatoria.

“Los mejores resultados se obtendrán de estas herramientas siempre y cuando se apliquen sin perder de vista el rigor metodológico y la habilidad necesaria. Algunas también pueden ser utilizadas a través de las aplicaciones que ofrece la web”.