Liderando un equipo a control remoto

10 Consejos Prácticos al Liderar Equipos Virtuales de Trabajo

Publicado en febrero 23, 2009 por Alberto Dominguez, PMP — Sin Comentarios ↓

• Intente siempre tener un reunión de lanzamiento presencial con todo el equipo si es posible. Incluso en un mundo virtualizado por la tecnología, la mejor manera de construir bases sólidas para la relación con el equipo, los más prudente es dedicar algunos días durante el lanzamiento del proyecto. Esto puede parecer un gasto innecesario para la mayoría de los proyectos, pero es una inversión para el largo plazo.

• Como miembro del equipo o como gerente de proyecto, es importante darle extra atención a la mecánica básica de las reuniones y la gerencia del proyecto. La importancia de las agendas compartidas, la definición de roles, la carta del proyecto, los elementos de atención o acción, y la documentación, se incrementa considerablemente cuando se trata de equipos virtuales. Es así como las labores administrativas y de gerencia consumirán mayor esfuerzo.

• Sea cuidadoso con las zonas horarias. Aunque esto no requiere mayor explicación, cuando trabajo con equipos virtuales que se encuentran en diferentes latitudes, este punto se es muy importante. Procure en todo momento mantener reuniones con todo el equipo, siempre y cuando el horario lo permita.

• Dedique tiempo a la relación “off-line”. Dedique tiempo a conocer a los individuos del equipo. Programe sesiones 1-a-1 para gerenciar al equipo de forma individual (coaching), proveer retroalimentación, o para mejorar la relación personal con los miembros del equipo. En la medida en que el conocimiento del gerente sobre el equipo es mayor, se agilizarán labores administrativas y de seguimiento y control, ya que existe una mayor disposición a colaborar y coordinar.

• Asigne tiempo para actividades formales y no formales de construcción de equipo (team building). Luego de la reunión de lanzamiento, incluso si esta no pudo ser presencial, se deben establecer los canales para que el equipo se conozca entre sí, incrementando la confianza, cooperación y compromiso hacia el grupo y el objetivo. Para ello puede incluso utilizar un sitio web para compartir fotografías e información personal. Esto desde luego asume que no hay restricciones en el manejo de esta información y se da por entendido que limitaciones en la privacidad o la naturaleza de la información personal no aplican para su proyecto.

• Aprenda algo de las culturas. Aprender a pronunciar y escribir algunas frases como “hola” y “gracias”, que no requieren una fluidez o dominio del idioma, es una señal de aprecio al equipo multicultural y de respeto a las otras culturas.

• Utilice la tecnología disponible, pero no dependa de ella. Videoconferencias, intercambios de ideas, weblogs, y sitios de intercambio son muy útiles en algunos proyectos y permiten el incremento casi inmediato de la productividad en algunas tareas. Es de anotar que siempre debe tener a la mano un plan de emergencia cuando los canales de comunicación tradicionales del proyecto no funcionan -teléfono sobre correo o vídeo conferencia.

• El uso del inglés neutro. Evite los términos locales o siglas que hacen parte de un jerga específica. Puede que al principio no note cuando se esta equivocando, pero pídale a su equipo y hágalo usted mismo, que cuando tenga una duda o no comprenda algo se detenga la conversación y se aclaren los términos.

• Envíe el material antes de lo previsto. Los miembros de los equipos remotos, les gustaría tener el material de una reunión o conferencia de antemano -ya sea para traducirlo o simplemente entenderlo. Tenga presente que si el idioma en el cual se hace la presentación, no es el idioma original, será muy difícil para algunos en la reunión, prestar atención y al mismo tiempo entender.

• Procure que todas las conversaciones de las reuniones sean públicas. Algunas veces, las conferencias -audio o vídeo- ocurren entre equipos de trabajo físicamente reunidos. Evite al máximo que las personas en estas reuniones hablen entre si sin hacer públicas sus observaciones. La razón es válida, para aquellos que no están en el mismo lugar, hay una sensación de exclusión. El objetivo de esto es poner a todos en el mismo nivel.

Dan McCarthy escribió hace algunos dias 10 tips sobre la administración de equipos virtuales, y me tomé el atrevimiento de traducir, adaptar y comentar su artículo.

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